📘 Hướng dẫn sử dụng

BIVA — Bitel Virtual Assistant

Quản lý tác vụ thông minh, theo dõi tiến độ và phối hợp nhóm hiệu quả trong thời gian thực.

📱 Tối ưu mobile 🔔 WhatsApp 📊 Báo cáo thời gian thực 🌐 VI / ES
1

Đăng nhập

Truy cập hệ thống bằng thông tin cá nhân được cấp bởi quản trị viên.

  1. Nhập định danh Email, số điện thoại, Mã nhân viên hoặc DNI
  2. Nhập mật khẩu Mặc định: 1234 — đổi ngay lần đầu đăng nhập
  3. Nhấn Sign In Hệ thống tự động điều hướng theo vai trò của bạn.
Quên mật khẩu? Nhấn "Forgot password?" → xác minh Email hoặc thông tin định danh.
biva.bitel.com.pe
BIVA — Bitel Virtual Assistant
Mật khẩu mặc định: 1234
Email / Mã nhân viên / DNI
nguyen.van.a@bitel.com.pe
Mật khẩu
••••••••
Sign In →
Forgot password?
2

Dashboard

Tổng quan hiệu suất theo thời gian thực gồm 2 chế độ xem chính.

📊 Executive
  • KPI tổng thể
  • Biểu đồ xu hướng
  • Hiệu suất nhóm
  • Báo cáo chi tiết
👤 Individual
  • Tác vụ cá nhân
  • Tiến độ của tôi
  • Hiệu suất tuần/tháng
Lọc dữ liệu: Dùng bộ lọc Team, Người, Thời gian ở đầu trang để thu hẹp kết quả.
Dashboard → Executive
📊 Executive Dashboard
24
Đang mở
18
Đúng hạn
3
Quá hạn
5
Chờ duyệt
Xu hướng hoàn thành — 7 tuần gần nhất
3

Danh sách tác vụ

Xem, tìm kiếm và lọc tất cả tác vụ được giao cho bạn hoặc nhóm.

Ý nghĩa màu trạng thái
New Mới tạo, chưa xử lý
In Progress Đang thực hiện
Completed Hoàn thành, chờ duyệt
Approved Đã được quản lý phê duyệt
Tìm nhanh: Gõ tên tác vụ vào ô Search để lọc tức thì — không cần nhấn Enter.
Tác vụ → Tất cả
🔍 Search…
▾ Lọc
NA
Báo cáo Q2 marketing
In Progress
LB
Cập nhật tài liệu kỹ thuật
Completed
TC
Kiểm tra hệ thống billing
New
MR
Đào tạo nhân viên mới
Approved
4

Cập nhật tác vụ

Ghi lại tiến độ, đính kèm bằng chứng và thay đổi trạng thái.

  1. Mở tác vụ Nhấn vào tên tác vụ để mở form cập nhật.
  2. Nhập comment Mô tả tiến độ, vướng mắc hoặc bước tiếp theo.
  3. Chọn trạng thái Nhấn vào bước trên thanh tracker để thay đổi.
  4. Bài học kinh nghiệm Bắt buộc khi chuyển sang Completed. Ghi rõ bài học thực tế.
  5. Lưu cập nhật Nhấn "Save Update" — WhatsApp sẽ thông báo các bên liên quan.
✎ Cập nhật tác vụ
Báo cáo Q2 marketing
Nguyen Van A · Hạn: 30/05/2026
✓
Được giao
1
In Progress
2
Completed
✓
Approved
Comment *
Đã hoàn thành phần phân tích...
Save Update
5

Luồng trạng thái

Mỗi tác vụ đi qua 4 trạng thái. Chỉ Manager/Admin mới có thể phê duyệt.

N
New
Mới tạo
→
IP
In Progress
Đang xử lý
→
C
Completed
Staff gửi duyệt
→
✓
Approved
Manager/Admin duyệt
⏳ Khi Staff chuyển → Completed
  • Trạng thái chờ duyệt (màu vàng)
  • Manager nhận thông báo WhatsApp
  • Manager có thể Approve hoặc Reject
✓ Khi Manager Approve
  • Trạng thái → Approved (xanh lá)
  • Bài học kinh nghiệm được lưu
  • Staff nhận thông báo xác nhận
6

Đề xuất

3 loại đề xuất khả dụng trong form cập nhật, đều cần manager duyệt.

📅
Đề xuất gia hạn deadline Chọn ngày mới hoặc dùng nút nhanh (+1d, +1w, +1m). Cần manager phê duyệt.
👤
Đề xuất chuyển giao (Handover) Chọn người tiếp nhận từ danh sách nhân viên đang hoạt động. Tác vụ chỉ chuyển giao sau khi được duyệt.
🔀
Tạo tác vụ con (Subtasks) Thêm nhiều tác vụ con liên kết với tác vụ cha. Mỗi tác vụ con có tên, người phụ trách và deadline riêng.
Xem trạng thái tác vụ con: Mở form cập nhật tác vụ cha → danh sách tác vụ con và trạng thái hiện ra tự động.
Form cập nhật → Đề xuất
Tác vụ con (2)
Phân tích dữ liệu Q2 In Progress
Thiết kế slide báo cáo New
📅 Đề xuất gia hạn deadline
👤 Đề xuất chuyển giao
🔀 Tạo tác vụ con
+ Thêm tác vụ con | Tên · Phụ trách · Deadline
7

Thông báo WhatsApp

BIVA tự động gửi thông báo WhatsApp khi có sự kiện quan trọng.

📌
Được giao tác vụ
Khi admin/manager tạo tác vụ mới cho bạn
🔄
Tác vụ được cập nhật
Khi có thay đổi trạng thái hoặc comment mới
✅
Chờ phê duyệt
Manager nhận thông báo khi staff gửi Completed
🎉
Được phê duyệt
Staff nhận xác nhận khi manager approve
⏰
Nhắc nhở hàng ngày
8:00 sáng — tóm tắt tác vụ đang mở và quá hạn
BIVA Notifications
📌 Tác vụ mới được giao
Tác vụ: Báo cáo Q2 marketing
Phụ trách: Nguyen Van A
Hạn chót: 30/05/2026
Ghi chú: Ưu tiên cao
✓✓ 08:02
8

Vai trò & Quyền hạn

Mỗi người dùng có một trong 3 vai trò. Quyền hạn khác nhau theo vai trò.

Hành động Staff Manager Admin
Xem tác vụ của mình ✔✔✔
Cập nhật tác vụ ✔✔✔
Tạo tác vụ mới —✔✔
Phê duyệt Completed → Approved —✔ (nhóm mình)✔
Xem Dashboard Executive —✔✔
Quản lý nhân viên ——✔
Cài đặt hệ thống ——✔
9

FAQ

Câu hỏi thường gặp.

Tôi không đăng nhập được, phải làm gì?
Thử nhấn "Forgot password?" và xác minh bằng Email hoặc số điện thoại. Nếu vẫn không được, liên hệ Admin để reset mật khẩu.
Tại sao tôi không thể đặt trạng thái Approved?
Chỉ Manager và Admin mới có quyền phê duyệt. Staff cần chuyển tác vụ sang Completed — Manager sẽ nhận thông báo và tiến hành duyệt.
Tôi không nhận được WhatsApp, phải làm gì?
Kiểm tra số điện thoại trong hồ sơ nhân viên có đúng định dạng quốc tế (+51XXXXXXXXX). Liên hệ Admin để xác minh cài đặt WhatsApp.
Bài học kinh nghiệm có bắt buộc không?
Có — bắt buộc khi chuyển tác vụ sang trạng thái Completed. Hãy ghi ngắn gọn: điều gì hiệu quả, điều gì không và nguyên nhân.
Làm thế nào để xem tác vụ con?
Mở form cập nhật của tác vụ cha — danh sách tác vụ con và trạng thái hiện tại sẽ tự động hiển thị phía trên mục 'Tạo tác vụ con'.